Webコンテンツを制作するにあたって「進行管理」は非常に大切なポイントです。大きなサイトであれば、それだけライターや記事の企画者など関わっているスタッフが多くなります。そのため、スケジュール管理や進捗管理に手間取ればコンテンツの質にも影響します。そして、進行管理を効率的に行うためには、ツールが役立ちます。この記事では進行管理ツールの選び方で重要視すべきポイント解説や、実際のツール紹介をしていきます。

進行管理ツール選びをする前に抑えておくべきこととは

第1のポイントは「シンプルであること」です。進行管理ツールはPCに詳しい人間だけが使うものではありません。操作性が複雑すぎると、上手く扱えないスタッフも出てくるでしょう。シンプルで誰もが簡単に操作できるツールこそ、初めての導入にはぴったりだといえます。

第2のポイントは「プロジェクトの情報共有をできるかどうか」です。Webコンテンツ作成ではスタッフ間の情報共有が大切です。しかし、古いタイプのメモ機能などではリアルタイムの情報がシステム上に反映されません。誰が見ても進行管理が一目瞭然になるツールを選びましょう。

第3のポイントは「スマホで見られること」です。PCでしか見られないツールは、利用できる場所が制限されてしまいます。スマホにも対応していれば、移動中や自宅でも気軽に進捗を確認できるでしょう。

第4のポイントが「安全性」です。Webコンテンツ作成では、企業や個人の大切な情報を保管しなくてはいけません。そして、これらの情報が外部に漏えいすると企業の信用は失墜してしまうでしょう。セキュリティ対策がきちんとなされており、安心して使える進行管理ツールが必要です。

進行管理ツールの導入で比較検討すべきポイント

まず、「クラウド型とインストール型」の比較から始めましょう。クラウド型とはWeb上でシステムを構築し、インターネットを介して利用していくタイプのツールです。一方、インストール型とは使用する端末にシステムを入れてしまうタイプのツールです。なお、インストールではなくWebからツールをダウンロードするパターンもあります。

クラウド型を選べば、システムの更新やツール構築に必要なサーバー準備の手間を減らし、導入のコストも抑えられるというメリットがあります。そのかわり、やや安全性が低くなるのはデメリットといえます。

一方、インストール型はインターネット回線の有無にかかわらず端末さえあれば利用が可能です。セキュリティ対策も高度に実施できるでしょう。ただし、構築までに時間がかかるうえ、バージョンアップも自力で行わなくてはいけません。クラウド型とインストール型は企業の事情や、目的などに合わせて選ぶのが基本です。

次に、「機能性」を確かめましょう。制作者にとって不可欠な機能が備わっているツールを慎重に選びます。スケジュールさえ見られればいいのか、ToDoリストなどがあるべきかなど、求める機能を事前にリストアップしておきましょう。とはいえ、機能が多すぎるツールも考えものかもしれません。機能が増えるぶん、画面操作の難易度は上がります。また、社員教育も徹底しなくてはなりません。スタッフのスキルに合ったツールでなければ、効率的に利用できないでしょう。

さらに、画面の見やすさも機能性に含まれる要素です。進行管理にはいくつものタスクが関係してきます。しかし、画面上でタスクが散乱しているとプロジェクトの全体像を見失ってしまう可能性があります。タスクがきれいに配置され、しかも自分でもタスクを整理できるような仕組みがあるのが理想です。

そして、「製造国」もチェックします。もし外国語が苦手なスタッフだけで利用するなら、日本企業で使う進行管理ツールは日本製にしておくのが無難といえます。なぜなら、サポートページは製造国の言語で書かれている可能性があり、海外製のツールを導入した場合、外国語が堪能な人間がいないと即座にトラブルへと対応できないかもしれないからです。

記事制作をスムーズにする進行管理ツール厳選14

以下、おすすめの進行管理ツールを紹介していきます。それぞれ使いやすさや機能に特徴があります。

・Googleカレンダー

多くのビジネスパーソンが利用しているGoogleカレンダーは、企業にとっても導入しやすいツールです。操作が簡単で特に研修会やセミナーを開催しなくても済むため、すぐにでもツールが欲しい企業には向いているでしょう。また、GoogleカレンダーはG-mailから更新できるメリットを備えています。スマホからでもスケジュール管理できるので、操作に場所を選びません。情報共有がスムーズになり、進捗管理を滞りなく行えるようになります。導入のコストが低いのも大きな魅力です。

・Chatwork

導入が簡単なツールでは、Chatworkも有名です。Chatworkはチャット形式で特定のプロジェクトに関するやりとりを行えるツールです。PCメールと違い、議題ごとの会話が瞬時に把握できるのが特徴です。スマホでも利用できます。また、Chatworkはタスク管理も行えます。登録したタスクについての進捗具合や納期をチェックし、期限漏れを防げます。クラウド型ツールの中でも応用範囲が広いうえ導入コストが低いため、立ち上げたばかりのチームには適しているでしょう。

・Jooto

進行管理では、ToDoリストの共有が大きな課題となりがちです。なぜなら、Webコンテンツ制作においては多くのスタッフが関係しており、業態や立場を超えた連絡手段が少なくなるからです。ともすれば、外部スタッフには大切な連絡事項が伝わりにくくなってしまい、コンテンツのクオリティに影響を与えかねません。こうした悩みはJootoによって解決可能です。JootoはToDoリストを複数の人が共有できるツールです。内部スタッフだけでなく外注ライターもプロジェクトの情報共有ができるようになるのはメリットでしょう。

・Trello

コンテンツ作成におけるタスク管理もまた、担当者を悩ませる問題です。コンテンツに関するタスクは数が多いだけでなく、それぞれが複雑な作業内容を含んでいます。単にタスクを記録するだけのツールだと優先順位がわからなくなり、かえって作業に支障をきたしてしまうでしょう。しかし、Trelloであればタスクをメモ用紙のようにして、端末の画面上で管理できます。優先度の高いタスクは画面の上部に配置するなどして整理すれば、進行管理を行いやすくできます。しかも、Trelloは操作も簡単です。マウスを使ってドラッグする操作なので、PCが苦手な人でもすぐ覚えられます。

・Stock

チャットからタスク管理まで幅広く行えるツールがStockです。Stockはアプリにもなっており、携帯端末にインストールすることも可能です。画面も見やすいので、ツールの初心者でもストレスなく扱えるでしょう。また、メッセージ機能によってチーム内のやりとりを活性化してくれます。些細な情報でも共有が大切なコンテンツ作成にはぴったりです。そのほか、無料で導入できるのもStockの魅力です。ただし、無料プランではノート数に制限がかかります。有料プランに変更するとノート数は無制限となるので、ここは検討の余地があるでしょう。制作スタッフの数や作業内容に応じて、プランを有料にするか無料にするかを見極めましょう。

・Brabio

プロジェクトの進行状況を可視化するための棒グラフに「ガントチャート」があります。ガントチャートはコンテンツ作成において非常に便利なグラフであるものの、一からエクセルで作るのはたいへんな手間です。そんなときは、ガントチャートをはやく作成できるうえ、さまざまな機能が加わったBrabioがあります。Brabioのガントチャートでは達成率のチェックや工程管理なども行えます。しかも、5人以内の現場なら「FREEプラン」が用意されており、無料利用が可能です。小規模の現場でも、導入のハードルが低いツールだといえるでしょう。

・Backlog

ガントチャート作成には、Backlogというツールも使えます。Backlogが愛されているのは、なんといっても操作が簡単なツールだからでしょう。課題を登録すれば自動的にガントチャートが作成されるので、自分で線を引いたり細かい項目を作成したりする必要がないことが特徴です。また、バージョン管理やマイルストーンなどの機能も充実しており、プロジェクト進捗を可視化するために便利です。そのほか、Backlogにはチーム内でのコミュニケーションを促進させる機能もそなわっており、スタッフ同士の情報共有をサポートしてくれます。大人数の現場に向いている進行管理ツールだといえるでしょう。

・JIRA

用途の多彩さで、進行管理の精度を高めてくれるツールがJIRAです。JIRAにはオーソドックスな進行管理のほか、バグ管理などの機能が含まれています。プロジェクト管理に問題点があった場合、忠告を出してくれるのでミスがすぐに発覚します。また、スクラムボードやカンバンボードも表示できるため、リアルタイムの進捗がすぐに確かめられるのも強みです。チームで作業をしているとき、「誰が」「何を」「どれくらい」作業しているかが把握できます。一部のリーダーだけでなく、スタッフが同じビジョンを抱いて仕事をするためには効果的なツールです。

・Todoist

進行管理ではToDOリストが非常に重要です。ただし、やるべきことをリストアップしても、効率的にタスクを消化できない場合があります。ToDoリストを作るなら箇条書きにするだけでなく、期限や優先順位を整理して管理する必要があります。そうした作業が「タスク管理」です。タスク管理ではTodoistというツールが便利です。Todoistは画面の見やすさが特徴です。タスク管理も端末を選ばずに行えるので、情報の反映がスムーズです。作業量が多いプロジェクトも階層化して整理できるので、混乱せずにタスク管理ができます。

・Torio

「カンバン方式」を採用しているTorioは、効率的かつ確実に進行管理を行えるツールです。Torioのカンバン方式では、タスクの遅れや担当者のタスク量が分かりやすいのが特徴です。タスクの移動は簡単で、終わったタスクを取り外したり、次の進捗に取り付けるなど、ドラッグアンドドロップでおこなえます。細かなタスクも忘れず、常に進捗を意識するためにはうってつけの方法といえるでしょう。そのほか、Torioではファイル共有などの機能も利用できます。外部ツールのカレンダーやチャットも連携でき、お互いがどんな仕事をしているか瞬時に把握できるのもメリットです。

・Microsoft Planner

タスクや会話といった機能がひとつに統合されており、スムーズに進行管理を行うために適したツールです。たとえば、チームスタッフのタスクが同時進行的に視覚化されているので、プロジェクトの全体像を誰でも把握可能です。そのほか、Microsoft製品なので同社のプロダクトとの相性が抜群だといえます。

・Wrike

大企業にも導入されている進行管理ツールがWrikeです。その特徴は「コア構成ブロック」と呼ばれる、工程管理の方法です。Wrikeではプロジェクトを小さな工程に細分化したうえで、それぞれの締め切りを設定できることなどが特徴です。しかも、Wrikeはメンバー同士で互いの変更を確認できる、コラボレーション機能もあります。コンテンツ作成ではスタッフ同士の共同作業が難しく、一部に負担がかかる状況へと陥りがちですが、Wrikeを使えば作業の振り分けが簡単になるでしょう。作業効率を高めるためにおすすめのツールです。

・Redmine

クラウド型のツールでは、Redmineがあります。Redmineでは「チケット」と呼ばれる機能が強みであり、進行管理で役立ちます。チケットはやるべきことを管理するために利用します。その他、ガントチャートなどの形式でも表示可能です。チケット一覧ではプロジェクト内のタスクを見渡すことができ、条件検索によって絞り込んでいきます。さらに、チケットでは「Wiki」というメモ機能があり、手順書や各種ツールの使い方などを掲載するのに利用することができます。また、急ぎの用件があるときには「ニュース」機能を使い、チームに連絡事項を伝えられる仕組みです。なお、進行管理以外でもバグ管理やクライアントからの問い合わせ対応にもRedmineは応用できます。

・asana

画面の見やすさはトップクラスのツールです。シンプルでありながらもプロジェクト管理に必要なポイントは網羅しており、コンテンツ作成の手順を整理して考えられます。また、ツール内で行われた会話を後から振り返りやすいのも長所です。そして、プロジェクトプランが可視化されているのも大きな特徴でしょう。進行状況がわかりやすく表示されているので、コンテンツ作成が予定通り行われているかどうかが瞬時にチェック可能です。仮に障害があるとして、何を取り除くべきなのかも画面から探せます。臨機応変にプロジェクトをマネジメントでき、チームでも更新内容を共有できるのでゴールまで同じ目標を掲げて作業を行えます。

進行管理ツールは、製品ごとに仕様が異なります。「低予算で導入する」「操作性が優れたものにする」など重要視するポイントをはっきりさせ、比較検討して選びましょう。また、プロジェクトを円滑に進めていくためには、一部の人間だけがツールを扱えても意味がありません。チーム全体でタスク管理を行い、リアルタイムの更新情報を追えるようにすることも大切です。進行管理ツールは「みんなで使う」という前提で、もっともプロジェクトに適したものを導入しましょう。